Huishoudelijk Reglement ProCanTi
Versie: 2 juni 2026
Artikel 1. Inleiding
1.1 Het Huishoudelijk Reglement (HR) geeft regels voor de interne organisatie van het koor ProCanTi en de afspraken die te maken hebben met de repetities, bijeenkomsten of optredens.
1.2 Het HR is geldig voor alle leden en gastleden.
Artikel 2. Definities
2.1 Een lid is degene die toegelaten is tot het koor na een stemtest door de dirigent, zich schriftelijk heeft aangemeld en die aan de voorwaarden voor het lidmaatschap zoals de contributiebetaling voldoet.
2.2 Een gastlid is degene die zich oriënteert op een lidmaatschap en gedurende twee weken bij een repetitie aanwezig is.
2.3 Het bestuur bestaat uit leden die door de ledenvergadering zijn gekozen om leiding te geven aan het koor.
2.4 Een commissie wordt gekozen uit de leden en benoemd door het bestuur met een specifieke taak. Deze taak kan betrekking hebben op onder meer de muziekkeuze, nazitactiviteiten en optredens of concerten.
2.5 De ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de vereniging en regelt zaken als bestuur en contributie.
Artikel 3. Lidmaatschap.
3.1 Iedereen kan lid worden van ProCanTi. Er is geen leeftijdscriterium.
3.2 Lidmaatschap wordt verkregen na een positief oordeel van de dirigent over de zangstem. Dit na een stemtest of na het oordeel van de dirigent dat positief uitpakt. Het nieuwe lid vult een aanmeldingsformulier in en na ondertekening en overhandiging aan de penningmeester is de aanmelding definitief. Dan is er ook de verplichting tot betaling van contributie vanaf de eerste van de volgende maand.
3.3 Leden hebben de volgende rechten:
3.3.1 deelnemen aan de repetities
3.3.2 deelnemen aan optredens en concerten na gebleken geschiktheid volgens het oordeel van de dirigent.
3.3.3 tijdig van de te zingen liederen voor de repetitie alsook optredens en concerten op de hoogte te worden gebracht.
3.3.4 ieder koorlid heeft recht op een zwarte muziekmap met de muziek die we op dat moment oefenen. Nieuwe muziek wordt digitaal aangeboden en dient zoveel mogelijk door de leden zelf uitgeprint te worden. Er mag ook vanaf een eigen tablet of iPad gezongen worden.
3.3.5 deelnemen aan de ledenvergadering en daar een stem uitbrengen op voorstellen.
3.3.6 ieder lid heeft recht op een speld van het koor.
3.3.7 ieder lid heeft recht op informatie over het koor bijvoorbeeld met een infobulletin bij aanmelding en nieuwsbrieven bij lidmaatschap
3.4. Leden hebben de volgende plichten:
3.4.1 zoveel als mogelijk de repetities bij te wonen, de normale vakanties uitgezonderd. Op de presentielijst kan de korte afwezigheid gemeld worden. Langdurige afwezigheid wordt gemeld bij het bestuur.
3.4.2 zowel thuis als tijdens de repetities zich de door de dirigent gekozen liederen zo goed mogelijk eigen te maken.
3.4.3 bij afwezigheid (door ziekte, vakantie of anderszins) zich tijdig vooraf af te (laten) melden bij het bestuurslid, dat daarvoor is aangewezen.
3.4.4 bijdragen aan een goed verloop van de repetities onder meer door het niet verstoren ervan. Zie ook artikel 7.2.
3.5 Het tijdig voldoen van de betaling van de contributie, zoals vastgesteld in de jaarlijkse Ledenvergadering.
3.6. Het lidmaatschap eindigt door schriftelijke opzegging, overlijden of te lange afwezigheid (te beoordelen door het bestuur). Ook het niet nakomen van de verplichtingen als contributiebetaling kan een reden zijn dat het lidmaatschap eindigt.
Artikel 4. Organisatie en bestuur.
4.1 ProCanTi is een vereniging en bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven. Het Verenigingsrecht zoals in het Burgerlijk Wetboek is opgenomen is van toepassing.
4.2.1 De ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de vereniging. Alle belangrijke besluiten die de leden raken dienen door de ledenvergadering te worden goedgekeurd. Je kunt hierbij denken aan de jaarlijkse contributie vaststelling en de decharge van de penningmeester.
4.2.2 De ledenvergadering benoemt en ontslaat de bestuursleden. Alle leden hebben stemrecht en besluiten worden in het algemeen met meerderheid van stemmen genomen.
4.3 Het bestuur.
De vereniging heeft een bestuur, dat leiding geeft aan de vereniging en zorgt voor een soepele gang van zaken rond de repetities, de optredens, concerten, dirigentenzaken, ledenwerving, PR etc. en de commissies.
De bestuursleden worden voor een bepaalde tijd benoemd, daartoe is er een rooster van aftreden.
4.4 Het bestuur kent een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en leden met een bijzondere taak, bijvoorbeeld lief en leed en afmelden bij afwezigheid. Ter ondersteuning van genoemde functionarissen kunnen ook een vicevoorzitter en een tweede secretaris en of tweede penningmeester worden benoemd.
4.5 Binnen de vereniging kunnen commissies aanwezig zijn. Voorbeelden zijn de
• Muziekcommissie
• Nazitcommissie
• Concertcommissie
4.5.1 Elke commissie kent een voorzitter, meestal een bestuurslid of een oud-bestuurslid.
4.5.2 Elke commissie rapporteert aan het bestuur met regelmaat over de onderhanden zaken, dat kan zowel mondeling als (bij voorkeur) schriftelijk. Indien gewenst kan de rapportage ook aan de leden zijn gericht.
4.6 De taken en verantwoordelijkheden van de commissies worden door het bestuur schriftelijk vastgelegd en met de commissieleden gecommuniceerd.
Artikel 5. Vergaderingen.
5.1.1 Jaarlijks vindt tenminste één ledenvergadering plaats. Ieder lid krijgt twee weken tevoren een uitnodiging met de nodige stukken die besproken moeten worden. Alle leden hebben stemrecht en de besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen. De ledenvergadering wordt uiterlijk in mei van elk jaar georganiseerd.
5.1.2 Indien tenminste vijf leden dat wenselijk achten en dit schriftelijk bij het bestuur melden, kan er een extra ledenvergadering worden uitgeschreven. De voorwaarden onder 5.1.1 zijn hierop van toepassing.
5.2 De ledenvergadering wordt door het bestuur georganiseerd en geeft tenminste informatie over
5.2.1 het jaarverslag van de secretaris
5.2.2 het jaarverslag van de penningmeester over het afgelopen kalenderjaar en de begroting voor het nieuwe jaar
5.2.3 het verslag van de kascontrolecommissie over het afgelopen jaar.
5.2.4 de voor het nieuwe jaar voor te stellen contributie, ingaande uiterlijk op de eerste van de maand volgend op de ledenvergadering.
5.2.5 de plannen die er zijn met betrekking tot optredens, concerten en bijzondere zaken.
5.2.6 het verslag van de secretaris van de laatste ledenvergadering
Artikel 6. Financiën.
6.1 De contributie wordt jaarlijks door de ledenvergadering vastgesteld. De contributie is de belangrijkste bron van inkomsten voor de vereniging. Daarnaast kunnen er bijdragen zijn van Vrienden van ProCanTi en subsidies van stichtingen, gemeenten en fondsen.
6.2 Het financiële beleid wordt door de penningmeester uitgevoerd, met als algemeen doel om een gezonde reserve te hebben (tenminste eenmaal de jaaruitgaven) en jaarlijks een overschot of een gering tekort. Er kan voor toekomstige concerten gereserveerd worden.
6.3 De voornaamste kosten zijn die van de dirigent. Met de dirigent worden afspraken gemaakt in een dirigentenovereenkomst waarin de tarieven afgestemd zijn met die van de KCZB.
6.4 De penningmeester is verantwoordelijk voor de contributie inning en doet verslag over de financiën van afgelopen jaar aan de leden. De begroting voor het lopende jaar wordt door de penningmeester opgesteld en ter kennisgeving aan de leden gestuurd voorafgaande aan de ledenvergadering.
6.5 De penningmeester stelt de boeken ter beschikking aan de leden van de Kascommissie ter controle. Na goedkeuring door deze commissie én de ledenvergadering wordt de penningmeester voor het beleid van zijn verantwoordelijkheid ontheven (gedechargeerd).
6.6 Voor bijzondere zaken als concerten kunnen afzonderlijke begrotingen worden gemaakt. De penningmeester rapporteert hier met regelmaat over aan het bestuur en indien gewenst ook aan de leden.
Artikel 7. Gedragscode
7.1 Van de leden wordt verwacht dat ze vriendelijk en sociaal met elkaar omgaan, dit met respect voor ieders privacy. De nieuwe leden worden open en hartelijk ontvangen en bijgestaan om hun weg te vinden in de vereniging.
7.2 Zodra er gerepeteerd wordt, is er stilte en aandacht om elke stem de kans te geven zich de muziek eigen te maken. Tussendoor praten en andere onderbrekingen zijn storend en worden niet geaccepteerd.
7.3 Alhoewel de discipline zoals in 7.2 verwoord belangrijk is, blijft er ook ruimte voor spontaniteit en humor. Echter deze laatste twee zullen wel functioneel moeten zijn.
Artikel 8. Communicatie.
8.1 De interne communicatie verloopt zowel schriftelijk (op papier of digitaal) alsook mondeling door mededelingen tijdens de repetities of uitvoeringen.
8.2 In de Nieuwsbrief worden voor de leden belangrijke zaken vermeld. De Nieuwsbrief komt met regelmaat uit en wordt door de eerste of tweede secretaris geschreven en verspreid.
8.3 Onderdeel van de Nieuwsbrief is het koffierooster. Elke kooravond zijn er twee leden aangewezen die voor de pauze de drankjes verzorgen. Bij verhindering moet het betreffende lid zelf een vervanger zoeken.
8.4 De ledenapp van WhatsApp wordt gevoed door mededelingen van het bestuur. De leden kunnen er geen zaken op kwijt.
8.5 De externe communicatie verloopt via een daarvoor aangewezen bestuurslid. Hier vallen onder meer de persberichten, de website en de papieren promoties als flyers en posters onder.
8.6 De externe communicatie heeft altijd als doel de vereniging te promoten en positief in beeld te brengen.
Artikel 9. Wijzigingen in het reglement
9.1 Van belang is dat het HR duidelijk en consequent is. Echter omstandigheden kunnen veranderen, zodat wijzigingen in het HR nodig zijn. Het bestuur doet in de ledenvergadering voorstellen voor wijzigingen van het HR.
9.2 Het HR wordt voor eenieder zichtbaar op de website van de vereniging gepubliceerd.
9.3 Bij belangrijke wijzigingen geeft het bestuur duidelijk aan wat de oude en de nieuwe formuleringen zijn.
Artikel 10. Slotbepalingen.
10.1 Het HR wordt vastgesteld door de ledenvergadering en treedt na goedkeuring binnen twee weken in werking. Na twee weken kan iedereen er kennis van genomen hebben.
Artikel 11 Bijlagen
Bij het HR is bijgesloten het kooraanmeldingsformulier voor nieuwe leden.